بررسی هوش تجاری و تأثیر خط مشی خودگردان بر عملکرد پرسنل

طی سالیان متمادی من شاهد پروژه های بسیاری در زمینه “ساخت انباره اطلاعات” بوده ام. هدف تمامی این پروژه ها آن بود که “شیوه های تمرکز گرایی داده ها”  را در اختیار کاربران تجاری  (business users) قرار داده و بدین وسیله به آنها در اخذ تصمیمات تجاری کمک کنند. یک سازمان از تیم پروژه اش خواسته بود که بهره وری و بازدهی برخی عناصر سازمانی را افزایش دهد اما در حین اجرای پروژه ساخت انباره اطلاعات، پیچیدگی داده ها موجب شد که تمرکز تیم از درخواست اصلی شرکت منحرف شود. در نهایت، انباره اطلاعات تبدیل به بانک اطلاعات شد و داده های ارزشمند در یک فضای الکترونیکی (electro vault) ذخیره می شدند.

انتظار تمام شرکتها از تیمهای پروژه بسیار مشابه هم بود اما تیم ها می گفتند: “اگر   انباره اطلاعات را بسازیم، همه به طرف آن هجوم می آورند”. آنها معتقد بودند که اگر اطلاعات ارزشمند در یک مکان ذخیره شوند، کاربران تجاری مرتب مراجعه کرده و تقاضا می کنند که از اطلاعات استفاده نمایند. واقعیت ثابت کرد که آنها در اشتباهند زیرا با افزایش توقعات کابران تجاری، مقدار زمانی که به پرسنل IT داده می شد تا پروژه ساخت انباره اطلاعات را تکمیل کنند کاهش می یافت. کاربران تجاری توقع داشتند که روی یک دکمه کلیک کنند و   به اطلاعات مورد نظر دست یابند اما در عوض با کوهی از داده های نامرتب و سازمان نیافته مواجه شدند. یک کاربر تجاری می گوید: “یافتن اطلاعات در انباره اطلاعات به مانند آن است که در یک سبد بزرگ لباس، دنبال جورابهای مورد علاقه خود بگردید. شما می دانید که جورابها در سبدند اما وقتی نمی توانید پیدایشان کنید به تدریج مأیوس می شوید.”

کوششهای اولیه برای ساخت “انباره اطلاعات” موجب شد که کاربران تجاری به تأثیر و ارزش اطلاعات در فعالیتهای تجاری پی ببرند. بعلاوه، اهل تجارت به این نتیجه رسیدند که پس از یک انتظار طولانی و خسته کننده، نمی توانند اطلاعات مورد نظر خود را از IT دریافت کنند. بنابراین تیمهای تجاری راه حل ساده ای را در پیش گرفتند. آنها از “سازمانهای پنهانی IT” استفاده کرده و افرادی را استخدام کردند که به اندازه کافی از مهارت  و دانش تجاری برخوردار بودند و می توانستند کنترل واحد IT بر اطلاعات را دور بزنند. هدف از ساخت   انباره اطلاعات آن بود که همه داده ها در یک مکان جمع شوند اما پایان این هدف به   Data Martهای کوچکی در واحدهای سازمان ختم شد که هر کدام تنها به رفع تعدادی از مشکلات تجاری کمک می کردند. بعضی از شرکتها راه حل را در بیرون سازمان یافتند. آنها از شرکتهای دیگر و حتی فروشندگان خود درخواست می کردند که به بررسی و آنالیز داده ها پرداخته و ایده هایی در مورد فعالیتهای تجاری شرکت ارائه کنند. با وجود آنکه Data Mart از انباره اطلاعاتی که واحد IT می خواست راه اندازی کند، عملی تر و بهتر بود اما مشکلاتی نیز در بر داشت. راه اندازی و نگهداری این انباره های کوچک بسیار پرهزینه بود زیرا  تسهیم دانش (Knowledge Sharing)، ادغام منابع یا استفاده یک واحد از اطلاعات واحد دیگر در آنها امکان پذیر نبود. همچنین گزاشات و اعداد و ارقام بخشهای مختلف شرکت در اکثر مواقع با هم متفاوت بود زیرا پرسنل از شیوه ها و منابع متفاوت برای بازیابی داده ها و انجام محاسبات بر روی آنها استفاده می کردند.

پس از مدتی این سؤال مطرح شد که: “اعتبارات و منابعی که به تیمهای آنالیز و گزارش گیری درون سازمانی و برون سازمانی اختصاص یافته است، چه مقدار می باشد؟” در بسیاری از سازمانها، تعداد نفرات گروه های IT غیر رسمی از تعداد پرسنل تیم هوش تجاری IT بیشتر بودند. به همین دلیل سازمانها تصمیم گرفتند که این دو گروه را در هم ادغام کرده و یک تیم هوش تجاری تشکیل دهند. با این وجود، مدیران در تشکیل تیم مرکزی تأمل می کردند زیرا نمی خواستند اشتباهات گذشته را تکرار کنند و بدنبال یک راه حل تازه بودند. در نهایت این ایده شکل گرفت که IT خط مشی برای هوش تجاری ارائه کند که به صورت خود گردان در شرکت اجرا شود. این ایده جالب بود اما چگونه می بایست عملی می شد.

این مقاله به اجرای خط مشی خودگردان هوش تجاری در سازمان پرداخته و سپس مبانی اجرای آن را در سازمانهای امروزی مورد ارزیابی قرار می دهد.

تعریف هوش تجاری از بعد تجاری:

“خودگردانی هوش تجاری” به خدماتی گویند که یک خط مشی باز هوش تجاری در اختیار اهل تجارت قرار داده و آنها را قادر می سازد که به اطلاعات مورد نظر خود با استفاده از یک واسط کاربری دست یابند. این واسط کاربری می بایست بر اساس اصطلاحات تجاری نوشته شده باشد و نه بر مبنای اصطلاحات تخصصی IT.

مهمترین ویژگی این خدمات آن است که کاربر دیگر نیازی ندارد برای تهیه گزارشات جدید از واحد IT کمک بگیرد. خط مشی هوش تجاری دارای ویژگی های زیر است:

۱) می تواند داده های مختلف را در یک گزارش تلفیق کند

۲) به کاربر امکان می دهد که چرخه آنالیز اطلاعات را به سرعت دنبال کرده و نیازی به کمک واحد IT نداشته باشد

چرخه آنالیز اطلاعات:

۱) شناسایی => شناسایی یک نیاز => شناسایی یک وضعیت، تصمیم یا نیاز: اطلاعات صحیح می تواند شناسایی را تسهیل کند

۲) مفهوم سازی => مفهوم سازی شرایط اطلاعات => تصور اینکه برای تسهیل تصمیم گیری به چه نوع اطلاعاتی نیاز است

۳) تعریف => تعریف حوزه تجزیه و تحلیل => تعریف گزارشاتی که به تجزیه و تحلیل موقعیت کمک می کنند

۴) گزارش => تهیه و اجرای گزارش => تهیه گزارش و اجرای آن هنگامیکه فروشنده در دفتر شما می باشد

۵) تجزیه و تحلیل => تجزیه و تحلیل گزارشات => تبدیل گزارشات به ایده هایی که    می توانند تصمیم گیری را تسهیل کنند

۶) اجرا => اجرای یک برنامه اجرایی => استفاده از یک ایده در تنظیم برنامه اجرایی و ارزیابی آن

چگونه باید خط مشی خودگردان هوش تجاری را در سازمان به اجرا درآورد؟

عناصری که در اجرای این خط مشی دخیل هستند عبارتند از:

۱) کاربران

۲) فرآیند

۳) تکنولوژی

هر یک از این عناصر به مقوله متفاوتی می پردازند اما همه آنها مکمل هم بوده و با هم نقطه اشتراک دارند.

کاربران:

برای اجرای خط مشی خودگردان هوش تجاری بهتر است که یک نفر بعنوان رهبر برنامه شناخته شود. او مشخص می کند که خط مشی چگونه باید بر فعالیتهای تجاری تأثیر گذارد، همچنین باید استراتژی های مدیریت تغییر را به طور کامل طرح ریزی کند و در طرح پروژه، زمان کافی برای آنها در نظر بگیرد. رهبر باید بداند که نتیجه خط مشی چه می شود و  چه انتظاراتی از آن شکل می گیرد.

بعلاوه، مهارت کاربران خط مشی ارزیابی می شود و آنها در یک برنامه آموزشی شرکت کنند تا توانمندیهای جدیدی کسب کنند و اطمینان حاصل شود که به عادات قدیم خود باز   نمی گردند.

تکنولوژی:

گام بعدی پس از تعیین جهت برنامه آن است که عناصر تکنولوژی سازماندهی شوند تا بتوانند از برنامه پشتیبانی کنند. استفاده از یک زیر ساخت مشترک در خط مشی بانک اطلاعاتی و مجموعه ابزار هوش تجاری برای کسب موفقیت ضروری است. خط مشی بانک اطلاعاتی باید محیطی پایدار و مقیاس پذیر فراهم آورد که:

- با افزایش تعداد کاربران توسعه یابد

- با افزایش فعالیتهای تجاری و حجم داده ها، ظرفیت آن افزوده شود.

بعلاوه، به یک “مدل داده” نیرومند نیاز است که تفاوتهای موجود در فعالیتهای تجاری و نحوه ارتباط آنها با هم را شناسایی و ذخیره کند.

برای جلوگیری از پیچیدگی فنی داده ها و تسهیل کاربرد آنها برای اهل تجارت می بایست یک لایه تجاری فراداده (Meta Data Business Layer) تهیه شود. این لایه به کاربر امکان می دهد که در یک محیط تجاری با داده ها کار کند و نیازی به اصطلاحات فنی نداشته باشد.

گزارشات آماده باید نشان دهنده توانایی های خط مشی باشند و بعنوان مبنایی برای انجام تجزیه و تحلیل ها بکار روند.

خط مشی هوش تجاری باید یک نرم افزار گزارش گیری گرافیکی را در اختیار کاربران قرار دهد تا با استفاده از این نرم افزار بتوانند گزارشات مورد نظر خود را تهیه کنند.

خط مشی هوش تجاری باید دارای توانمندیهای زیر نیز باشد:

- حفاری پیشرفته: حرکت در میان داده ها در جهات بالا و پایین یا در میان جداول سلسله مراتبی

- داده های Real Time یا نزدیک به Real Time: به منظور آنکه کاربر نیازی نداشته باشد برای دسترسی به داده ها صبر کند، اطلاعات باید در لحظه تولید، منتشر شوند.

فرآیند:

ایجاد ارتباط میان تکنولوژی و کاربران مستلزم یک فرآیند است. برای آنکه خط مشی  هوش تجاری خود گردان با موفقیت اجرایی شود و کاربران از پشتیبانی اولیه بهره مند گردند به یک فرآیند مشترک نیاز است که به خوبی تعریف شده باشد. بعلت آنکه واحد IT از  دانش تجاری کافی برخوردار نیست تا اطلاعات مورد نظر اهل تجارت را به صورت گزارش درآورد، نیاز به گروه ترکیبی (هیبریدی) و کاربران پیشرفته احساس می شود. گروه ترکیبی به مجموعه ای از کاربران گویند که اقتباس گران اولیه بوده، تکنولوژی و نیازهای تجاری را  به خوبی درک می کنند و رابط میان اهل تجارت و IT می باشند. IT موظف است که خط مشی را نگهداری کند و داده های اضافی را از منابع مختلف جمع آوری و به آن بیافزاید.

همچنین یک فرآیند ساده مورد نیاز است که بتواند سطوح مختلف پشتیبانی را طرح ریزی کند و اهل تجارت با استفاده از آن بفهمند که باید با چه کسی ارتباط برقرار کنند و از این ارتباط چه انتظاری داشته باشند.

چگونه می توان ارزیابی کرد که یک خط مشی خودگردان هوش تجاری با موفقیت اجرا می شود؟

تعریف اهداف شاید مهمترین مسئله در اجرای یک خط مشی خودگردان هوش تجاری باشد. شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) خط مبنای اهداف سازمانی می باشند (برای مثال،  چه تعداد از کاربران به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه از هوش تجاری استفاده می کنند؟). این مقیاسها و اندازه گیری ها موجب تشکیل استراتژیهایی می شوند که استفاده از خط مشی را در سازمان ترویج داده و در نهایت مزایایی را برای شرکت ایجاد می کند.

یکی از استراتژیهای مرسوم در ترویج استفاده از خط مشی آن است که:

- روی برنامه خاصی متمرکز شوید

- پیش و پس از اجرای یک برنامه، آن را ارزیابی کنید

- در صورت امکان، کاربری که به بهترین نحو برنامه رابه اجرا رسانده است را به عنوان قهرمان انتخاب کنید، تمامی کاربران را به مهمانی “نهار و یادگیری” دعوت نمایید و از قهرمان بخواهید که تأثیرات مثبت خط مشی بر فعالیتهای تجاری خود را برای بقیه بازگو کند

برای مثال، نائب رئیس یک مغازه اغذیه فروشی تصمیم گرفت که میزان فروش جوجه کباب را محاسبه کند. او متوجه شد که اغذیه فروشیها جوجه کباب سرو نمی کنند زیرا نمی دانستند که در یک زمان مشخص باید چه مقدار از آن را تهیه کنند. پس از ارائه دو گزارش در مورد میزان فروش جوجه کباب در هر ساعت، او دستورالعملهایی تهیه کرد که نشان می دادند در  یک زمان مشخص چه تعداد جوجه باید کباب شوند. نتایج حیرت آور بود زیرا میزان فروش در یک هفته، ۵۰۰۰% افزایش یافت.

خلاصه:

اجرای یک خط مشی هوش تجاری خودگردان مستلزم آن است که کاربران، تکنولوژی و فرآیند در راستای دورنمای تجاری شرکت قرار گیرند، دورنمایی که شکافهای موجود میان واحدهای مختلف را پر کرده و آنها را به همکاری با هم ترغیب می کند.

اجرای چنین پروژه ای می تواند بر عملکرد تمامی پرسنل شرکت تأثیر مثبت داشته باشد.

منبع: مؤسسه آموزش عالی ماهان